عقد المنتدي الشعبي لشعراء المنطقة الشرقية فرع جمعية الثقافة والفنون اجتماع أعضاء اللجان يوم الاثنين 8 جمادى الثانية 1429 هـ الموافق لـ 9 يونيو 2008 م في مقر المنتدى في الدمام وقد افتتح اللقاء في تمام الساعة الثامنة والنصف بكلمة افتتاحية للشاعر ضاوي العصيمي رئيس المنتدى تحدث فيها عن أهمية اللقاء لعرض وتقييم ما تم من أعمال والتنسيق لما هو قادم وايضا مراجعة الهيكل الإداري للمنتدى والبت فيه. كما هنأ الأعضاء على ما تم انجازه خلال الفترة الماضية كتنظيم الأمسية الشعرية الاخيرة في الدمام وأيضا الرعاية لأمسية الجبيل والمبادرة المهمة بإقامة الجلسات النقدية الثلاث الماضية وقد أكد الأعضاء على أهمية استقطاب المزيد من الموارد البشرية المحترفة والعمل ايضاً على استقطاب داعمين للمنتدى مما يساعده على أداء مهامه. ايضا أكد الأعضاء على وجود اللجان الفاعلة وتم الإعلان عن تعديل هيكلي بإضافة لجنة للعلاقات العامة وتعديل بعض المهام وتقليص وزيادة عدد الأعضاء بما تتطلبه المرحلة القادمة لتصبح لجان المنتدى كالتالي:
اللجنة التنظيمية:
وتتكون من ضاوي عايض العصيمي «رئيساً للمنتدى» ، محمد عايض الدهيمي «نائباً للرئيس» ، وعضوية كل من: هادي عسكر الهاجري ، صقر المعتاد العتيبي ، سعود حمد الدهيمي ، هادي شنار الشهراني.
اللجنة الإعلامية:
وتتكون من داهم ماجد العصيمي ، عبيان محمد اليامي ، علي طراد القحطاني.
لجنة العلاقات العامة:
وتتكون من علي حجاج الشهراني ، عبدالله عايض الفهري ، خالد الخييلي الدوسري.
ثم أعلن بعدها رئيس المنتدى انه قد تم تكليف الزميل سعد الجميلي للقيام بإعمال المنتدى في مدينة حفر الباطن كما تم تكليف الزميل زيد الحسناوي المري للقيام بأعمال المنتدى الشعبي في مدينة الجبيل بعد ذلك اختتم اللقاء عند الساعة العاشرة مساء وقد شكر رئيس المنتدى الحضور على تفاعلهم وشكر أعضاء اللجان السابقين وتمنى التوفيق للأعضاء الجدد.